Офисный переезд: несколько правил, которые упростят сложное мероприятие

Когда-нибудь фирме приходится сменить местоположение по одной из причин: расширение отделов и штата сотрудников, желание улучшить привлекательность за счёт новых помещений, покупка собственного офиса. Как правильно переехать на новое место? Существует несколько правил, как сделать офисный переезд спокойным, без суеты и лишних разговоров.

Оповестить сотрудников и партнёров

Смена местоположения вызывает у большинства людей дискомфорт. Руководителю лучшее заранее:

• уведомить о смене рабочего места одним из вариантов: устно, по телефону, написать на почту;
• предоставить карту проезда, чтобы работники смогли спланировать свой маршрут на новое место работы;
• желательно провести экскурсию на новом месте, чтобы спланировать установку мебели и размещение сотрудников.

То же самое касается и партнёров компании – нужно оповестить заранее. Если позаботиться о коллегах, им будет приятно, они почувствуют заботу о себе.

Выделить не больше двух суток на переезд

Если есть риск, что мероприятие затянется, рекомендуется:

• нанять две бригады грузчиков, которые смогут менять друг друга;
• выбросить заранее всё лишнее, для этого можно назначить доверенных лиц;
• не забывайте всё подписывать, когда упаковываете (особенно это важно, чтобы не повредить хрупкие вещи при перевозке в транспорте);
• назначьте сотрудников в новом и старом офисе, которые будут курировать переезд;
• при пробках на дорогах можно совершать переезд ночью.

При этом необходимо убраться в старом офисе, это правило хорошего тона и занимает немного времени.

Составить план офисного переезда заранее

Спланировать все этапы можно в течение часа. Однако легко забыть важные пункты. Для этого лучше ориентироваться на памятку ниже:

• Посещаем новый офис и обсуждаем все условия с его хозяином.
• Проверяем помещения, определяем нужные работы электрика, сантехника, слесаря.
• Проверяем работу интернета (лучше попросить мастеров сразу подключить сеть и попробовать выйти в интернет).
• Проверяем работу санузлов, наличие горячей и холодной воды.
• Составляем план размещения коллег и мебели с учётом того, где находятся розетки, телефонные и компьютерные гнёзда (по возможности попросить электрика добавить или перенести источники питания).
• Подключаем все коммуникации и освещение.
• Делаем перепись всей мебели, техники и прочего в старом офисе.
• Покупаем стрейч-плёнку и коробки для будущей упаковки.
• Заказываем грузчиков и мебельщиков.
• Согласовываем переезд с владельцем старого офиса.
• Упаковываем документы в коробки и подписываем маркером, составляем описи по каждому отделу.
• Разбираем и упаковываем мебель/технику и вообще всё, что останется.
• Просим уборщицу сделать влажную уборку помещений в новом месте.
• Делаем дубликаты ключей для замков.
• Знакомим сотрудников с правилами распорядка нового офиса и даём ручку для подписи.
• Выносим, загружаем в транспорт и перевозим.
• Просим уборщицу сделать влажную уборку в старом офисе.
• Разгружаем, распаковываем, расставляем мебель, вещи и технику.
• Подключаем питание всей техники, настраиваем компьютеры, телефоны и проч.
• Регистрируем новый адрес в государственных органах.

Заказать грузчиков и мебельщиков для офисного переезда

Для офисного и квартирного переезда грузоперевозки совершаются по одному сценарию:

1. По желанию рабочие разбирают и упаковывают мебель и технику.
2. Вытаскивают имущество и грузят в транспорт.
3. Перевозят на место и выгружают, доставляют на нужный этаж.
4. По желанию распаковывают и собирают мебель и технику.

Для оформления услуг перевозки в Киеве и Киевской области достаточно посетить сайт компании «Мой переезд» и заказать звонок. Менеджеры оперативно свяжутся с заказчиком и обсудят все нюансы.