Офисный переезд: несколько правил, которые упростят сложное мероприятие
Когда-нибудь фирме приходится сменить местоположение по одной из причин: расширение отделов и штата сотрудников, желание улучшить привлекательность за счёт новых помещений, покупка собственного офиса. Как правильно переехать на новое место? Существует несколько правил, как сделать офисный переезд спокойным, без суеты и лишних разговоров.
Оповестить сотрудников и партнёров
Смена местоположения вызывает у большинства людей дискомфорт. Руководителю лучшее заранее:
- уведомить о смене рабочего места одним из вариантов: устно, по телефону, написать на почту;
- предоставить карту проезда, чтобы работники смогли спланировать свой маршрут на новое место работы;
- желательно провести экскурсию на новом месте, чтобы спланировать установку мебели и размещение сотрудников.
То же самое касается и партнёров компании – нужно оповестить заранее. Если позаботиться о коллегах, им будет приятно, они почувствуют заботу о себе.
Выделить не больше двух суток на переезд
Если есть риск, что мероприятие затянется, рекомендуется:
- нанять две бригады грузчиков, которые смогут менять друг друга;
- выбросить заранее всё лишнее, для этого можно назначить доверенных лиц;
- не забывайте всё подписывать, когда упаковываете (особенно это важно, чтобы не повредить хрупкие вещи при перевозке в транспорте);
- назначьте сотрудников в новом и старом офисе, которые будут курировать переезд;
- при пробках на дорогах можно совершать переезд ночью.
При этом необходимо убраться в старом офисе, это правило хорошего тона и занимает немного времени.
Составить план офисного переезда заранее
Спланировать все этапы можно в течение часа. Однако легко забыть важные пункты. Для этого лучше ориентироваться на памятку ниже:
- Посещаем новый офис и обсуждаем все условия с его хозяином.
- Проверяем помещения, определяем нужные работы электрика, сантехника, слесаря.
- Проверяем работу интернета (лучше попросить мастеров сразу подключить сеть и попробовать выйти в интернет).
- Проверяем работу санузлов, наличие горячей и холодной воды.
- Составляем план размещения коллег и мебели с учётом того, где находятся розетки, телефонные и компьютерные гнёзда (по возможности попросить электрика добавить или перенести источники питания).
- Подключаем все коммуникации и освещение.
- Делаем перепись всей мебели, техники и прочего в старом офисе.
- Покупаем стрейч-плёнку и коробки для будущей упаковки.
- Заказываем грузчиков и мебельщиков.
- Согласовываем переезд с владельцем старого офиса.
- Упаковываем документы в коробки и подписываем маркером, составляем описи по каждому отделу.
- Разбираем и упаковываем мебель/технику и вообще всё, что останется.
- Просим уборщицу сделать влажную уборку помещений в новом месте.
- Делаем дубликаты ключей для замков.
- Знакомим сотрудников с правилами распорядка нового офиса и даём ручку для подписи.
- Выносим, загружаем в транспорт и перевозим.
- Просим уборщицу сделать влажную уборку в старом офисе.
- Разгружаем, распаковываем, расставляем мебель, вещи и технику.
- Подключаем питание всей техники, настраиваем компьютеры, телефоны и проч.
- Регистрируем новый адрес в государственных органах.
Заказать грузчиков и мебельщиков для офисного переезда
Для офисного и квартирного переезда грузоперевозки совершаются по одному сценарию:
- По желанию рабочие разбирают и упаковывают мебель и технику.
- Вытаскивают имущество и грузят в транспорт.
- Перевозят на место и выгружают, доставляют на нужный этаж.
- По желанию распаковывают и собирают мебель и технику.
Для оформления услуг перевозки в Киеве и Киевской области достаточно посетить сайт компании «Мой переезд» и заказать звонок. Менеджеры оперативно свяжутся с заказчиком и обсудят все нюансы.